Comment les frais de transport entre le domicile et le travail doivent-ils être pris en charge ?

– Décryptage juridique –

Toute structure employeuse doit rembourser aux personnes salariées la moitié du prix de leur abonnement aux transports en commun. Cette prise en charge obligatoire peut se cumuler avec un forfait mobilités durables, dont le versement est facultatif, ainsi qu’avec la prise en charge des frais liés à des trajets ponctuels vers un lieu de mission. On fait le point sur les obligations des employeurs en la matière.

 Quelles sont les obligations de prise en charge des frais de transport quotidien ?

Toute structure employeuse, quel que soit le nombre de personnes qu’elle emploie, est tenue de prendre en charge 50 % du prix des abonnements aux transports en commun souscrits par les personnes salariées pour effectuer leur trajet domicile – lieu de travail. Les sommes payées au titre de cette prise en charge sont exonérées de cotisations sociales et de CSG et CRDS. La personne salariée est, quant à elle, exonérée d’impôt sur le revenu sur ces sommes.

1/ Frais de transports visés

Seuls les abonnements, annuels, mensuels ou hebdomadaires, au tarif de 2e classe, sont concernés par la prise en charge.

Attention ! Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas concernés par cette prise en charge. Si la structure le souhaite, elle peut mettre à disposition des personnes une réserve de tickets à l’unité pour des déplacements ponctuels.

Le choix du type d’abonnement appartient à la personne salariée. Il peut s’agir par exemple :

• d’un abonnement aux transports publics
• d’un abonnement délivré par la SNCF
• ou d’un service public de location de vélos, en libre-service comme les V’Lille, ou en longue durée comme les Métrovélos grenoblois.

📋 Bon à savoir : le Code du travail mentionne comme lieu de départ « la résidence habituelle » de la personne salariée. Peu importe que celle-ci réside, pour convenance personnelle, dans un lieu éloigné, voire très éloigné de son travail. C’est l’ensemble du trajet domicile-travail qui doit être couvert, même s’il nécessite plusieurs abonnements distincts. Dans ce cas, 50 % du coût total de ces différents abonnements doit être pris en charge.

2/ Personnes concernées

Cette prise en charge est obligatoire pour toutes les personnes salariées, peu important leur type de contrat, CDD, CDI ou contrat d’apprentissage.

Les personnes à temps partiel bénéficient également de la prise en charge. Cependant, lorsqu’elles sont employées pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, soit moins de 17h30 en principe, la prise en charge est calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Par exemple, pour une personne employée 10h par semaine, pour un abonnement à 70 € par mois, la prise en charge sera de 20 euros : (70 € X 50 %) X (10/17,5) = 20 €.

La prise en charge concerne également les stagiaires, dans les mêmes conditions que pour les autres salariés (C. éduc., art. L. 124-13).

💡 À noter : elle n’est en revanche pas prévue pour les volontaires en service civique. En Île-de-France, ils bénéficient de 50 % de réduction sur le Pass Navigo. En région lyonnaise, ils ont accès au tarif solidaire réduit. Dans les autres régions, ils peuvent éventuellement accéder à un abonnement à tarif étudiant grâce à la carte du volontaire, si leur âge le permet.

3/ Formalités

Le remboursement est subordonné à la remise d’un justificatif, facture ou copie de l’abonnement, qui doit permettre d’identifier son titulaire.

La structure employeuse peut-elle proposer une meilleure prise en charge des frais de transport ?

Une structure employeuse peut volontairement décider de mener une politique salariale plus avantageuse en matière de frais de déplacement domicile-lieu de travail. Un traitement plus favorable peut également s’imposer s’il est prévu par un accord ou la convention collective de branche applicable à la structure employeuse. Parmi les possibilités, deux sont couramment retenues :

• la prise en charge d’un pourcentage plus important du coût d’abonnement, voire sa totalité
• la mise en place d’un forfait mobilités durables, qui se cumule à la prise en charge obligatoire.

Attention !  Dans ces deux hypothèses, les sommes versées ne sont pas nécessairement exonérées de cotisations sociales.

Il est également possible de prendre en charge, par exemple, les frais de carburant et d’alimentation des véhicules ou de verser une prime de transport de 4 € par mois.

Prise en charge d’un pourcentage plus important du coût d’abonnement

Dans ce cas, la part excédant les 50 % est intégrée dans l’assiette des cotisations sociales : autrement dit, la structure cotise normalement sur cette somme.

📋 Bon à savoir : cependant, de 2022 à 2025, la prise en charge des frais pouvait être exonérée jusqu’à 75 % du coût de l’abonnement. Dans l’attente de l’adoption et de la publication de la loi de finances pour 2026, l’Administration autorise de continuer à appliquer ce dispositif, mais à titre transitoire seulement.

Si la structure opte pour cette solution, elle doit prendre garde de ne pas faire de différence de traitement injustifiée entre les personnes salariées. Si différence il y a, elle doit être justifiée par un élément objectif et étranger à toute discrimination. Il faut être prudent puisque le Code du travail interdit notamment la discrimination en raison du lieu de résidence.

Forfait mobilité durable

Facultatif, le FMD est une allocation forfaitaire, versée au profit de toute les personnes salariées utilisant un mode de transport dit de « mobilité douce » ou partagée pour leurs trajets domicile – lieu de travail. Concrètement, peuvent être concernés, au choix de la structure :

• le vélo, avec ou sans assistance électrique
• le covoiturage en tant que conducteur ou passager
• les transports publics de personnes lorsqu’ils sont payés par des tickets à l’unité (pour une personne pour qui cela ne serait pas intéressant de s’abonner)
• un service de mobilité partagée (par exemple la location de véhicule en libre-service ou l’utilisation des services d’autopartage de véhicules)
• le cyclomoteur, la motocyclette et l’engin de déplacement personnel (motorisé ou non) en location ou en libre-service
• les trottinettes, gyropodes, etc.

Le montant versé est librement choisi par la structure. Cependant, ne peuvent être exonérés à ce titre que 600 € par an et par personne salariée et, après déduction de la prise en charge légale de l’abonnement aux transports, un montant total de 900 €.

Par exemple, le forfait serait intégralement exonéré pour une personne qui accomplit son trajet domicile-lieu de travail à l’aide de son vélo électrique et bénéficie à ce titre d’un FMD de 300 euros, puis des transports en commun pour un abonnement annuel de 800 euros, pris en charge à hauteur de 400 euros, la somme des deux restant inférieure à 900 euros.

Le FMD doit être mis en place par accord collectif ou par une décision unilatérale de l’employeur (DUE), c’est-à-dire prise par la seule structure employeuse. Dans le cadre d’un contrôle, l’Urssaf pourra demander à consulter cet accord ou cette DUE.

Pour en bénéficier, la personne salariée doit remettre soit une facture, soit une attestation sur l’honneur, indiquant par exemple qu’elle utilise son vélo pour venir travailler.

Qu’en est-il en cas de trajet ponctuel vers un autre lieu de travail

Les frais liés à un déplacement professionnel exceptionnel, pour se rendre en formation ou en mission ponctuelle loin de son lieu de travail par exemple, doivent être pris en charge par la structure employeuse, qu’il s’agisse de l’achat d’un billet de train ou de tickets de transport en commun d’une autre ville, ou encore de frais kilométriques. Dans ce cas, soit la structure avance elle-même ces frais, soit elle rembourse la personne salariée ayant fait l’avance de frais sur présentation de justificatifs.

📋 Bon à savoir : toutes les règles liées aux frais professionnels et à leur exonération de cotisations sociales, sont à retrouver, à jour, sur le site de l’Urssaf.